A máquina, peça por peça
Como eu montei, no Toca o Sino, a IA que liga pro lead, o agente que qualifica e agenda no WhatsApp e o comentário no Instagram que vira reunião. Com as ferramentas, a ordem de montar e os erros que a gente cometeu no caminho.
A base: um CRM e a agenda
Antes de qualquer IA, todo lead precisa cair num lugar só, e a IA precisa enxergar a agenda de quem vende.
- Um CRM onde a IA consiga ler e escrever
- A agenda on-line de cada vendedor
Passo a passo
- Faça toda entrada virar um card de lead no mesmo CRM: formulário, WhatsApp e direct.
- Ligue a agenda de cada vendedor ao CRM, para a IA ver horário livre e marcar a reunião.
- Defina uma regra para escolher o vendedor da vez, para as reuniões não caírem sempre na mesma pessoa.
- Escreva num lugar só as perguntas de qualificação e o que conta como "sem perfil". Todas as IAs leem o mesmo texto.
O agente que qualifica e agenda no WhatsApp
Responde o lead na hora, faz as perguntas que o vendedor faria, encerra com educação quem não tem perfil e marca a reunião de quem tem.
- API oficial do WhatsApp
- Uma caixa de entrada ligada ao CRM
- Um modelo de IA como cérebro
Passo a passo
- Coloque o número na API oficial e aprove os modelos de mensagem. Sem modelo aprovado, você não fala com quem ficou mais de 24 horas sem responder.
- Faça cada mensagem chegar ao CRM e acordar o agente.
- O agente lê o card do lead, pergunta, consulta os horários do vendedor e agenda.
- Coloque uma conferência antes de cada resposta sair. IA erra, e é melhor errar antes de o lead ler.
- Programe os lembretes da reunião e a retomada de quem parou de responder.
- Deixe um botão para alguém do time assumir a conversa. Quem assume vira o dono, e a IA sai daquele lead.
O que deu errado
Começamos numa plataforma intermediária que cobrava por contato ativo. Com o volume crescendo, trocamos. Antes de escolher, faça a conta do custo por lead, não só da mensalidade.
A IA que liga pro lead
O lead preencheu o formulário e a IA liga na hora, pelo telefone ou pelo WhatsApp. Conversa, qualifica e marca a reunião.
- Uma plataforma de agente de voz
- Uma linha de telefone que aceite ligação automática
- Uma ligação pelo WhatsApp
Passo a passo
- Escolha como a ligação sai: um botão no card do lead, uma fila de ligações ou uma etapa do funil que dispara sozinha.
- Quando a ligação começa, o agente busca no CRM quem é o lead, para já chamar pelo nome e saber o que ele preencheu.
- Durante a conversa, o agente consulta horários, agenda e registra a qualificação direto no CRM.
- No fim, o resumo e a gravação voltam para o card do lead.
- Quem não atende entra em nova tentativa e pode receber uma mensagem no WhatsApp.
- Defina o horário em que a IA pode ligar. Ela funciona 24 horas por dia, mas você decide quando faz sentido ligar.
O que deu errado
A IA se apresentava com o telefone ainda tocando, porque ouvia o toque como se fosse alguém falando. Escrever no prompt "espere a pessoa atender" não resolveu. Teste isso logo no primeiro dia, com números de operadoras diferentes.
O comentário que vira reunião
A pessoa comenta uma palavra num post, recebe a mensagem no direct e conversa com o mesmo agente, que qualifica e marca na agenda do vendedor.
- Uma ferramenta de automação ligada à API oficial do Instagram
- O mesmo agente e o mesmo CRM
Passo a passo
- Crie a automação por palavra-chave no post. Se quiser, libere a mensagem só para quem segue o perfil.
- Cada conversa nova cria o lead no CRM e acorda o agente.
- O agente conversa, qualifica e agenda, igual ao do WhatsApp.
- Se alguém do time responder pelo aplicativo, o agente pausa.
O limite
O Instagram só deixa responder até 24 horas depois da última mensagem da pessoa, e não deixa a IA puxar conversa com quem nunca falou com você. Ela responde quem chamou primeiro.
A voz do especialista
O lead escuta a voz de quem ele já conhece, em áudio no WhatsApp e no direct do Instagram. Na ligação, dá para configurar a mesma voz.
- Uma ferramenta de clonagem de voz
Passo a passo
- Clone a voz com a autorização da pessoa registrada. Grave a amostra com microfone perto da boca e num lugar sem eco. A nossa primeira, gravada no celular, ficou ruim.
- Escreva o texto do áudio com o nome do lead e deixe ele sair numa etapa certa do funil.
- Confira o formato do arquivo antes de mandar: o direct do Instagram não aceita todo tipo de áudio.
- Se alguém perguntar a sério se é IA, o agente diz que é.
Por onde começar
Monte na ordem desta página. A base primeiro, depois o WhatsApp, que é onde o lead já está. A ligação e o Instagram usam o mesmo agente e o mesmo CRM, então ficam mais rápidos de montar depois.
Ficou dúvida em alguma parte? Me manda no direct.
Não precisa inventar a roda.
Matheus Marcondes, sócio e Diretor de Operações do Toca o Sino, @matheusmaarcondes